ALGEMENE VOORWAARDEN & PRIVACY POLICY
 
IT Efficiency BV, handelend onder de commerciële naam Tom Gaens Photography, hierna te noemen: “Tom Gaens Photography”.
BTW: BE 0886 887 430
Kersenstraat 35, 3510 Kermt, België
+32 478 66 66 70
www.tomgaens.be
tom@tomgaens.be
 
Versiedatum: 27 december 2025
 
 
Artikel 1. Definities
 
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
 

• Offerte: alle aanbiedingen van de fotograaf aan (rechts)personen waarmee beoogd wordt een overeenkomst aan te gaan.
  Overeenkomst: de overeenkomst van opdracht tussen de fotograaf en de opdrachtgever.

• Opdracht: de dienst en/of het product dat door de fotograaf geleverd zal worden, zoals (niet-limitatief) fotografieopdrachten, reportages, portret- en bedrijfsfotografie, interieur- en architectuurfotografie, events, trouwreportages, commerciële contentproductie, coaching, albums en prints.

• Fotograaf: Tom Gaens Photography, BTW BE 0886 887 430, gevestigd te Kersenstraat 35, 3510 Kermt, tevens gebruiker van deze algemene voorwaarden en opdrachtnemer.

• Opdrachtgever: de (rechts)persoon of personen waarmee de fotograaf de overeenkomst sluit, tevens de aanvaarder van deze algemene voorwaarden.

• Consument: opdrachtgever die een natuurlijke persoon is en handelt voor doeleinden buiten zijn handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit.

• Zakelijke opdrachtgever: opdrachtgever die handelt in het kader van zijn handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit.

• Annuleren: beëindiging, opzegging, herroeping (indien wettelijk van toepassing) of ontbinding van de overeenkomst.

• Schriftelijk: communicatie via e-mail of andere elektronische communicatie, mits de identiteit van de afzender en de authenticiteit van de communicatie voldoende vaststaan. De bewijslast betreffende ontvangst van elektronische communicatie ligt bij de verzender.

• Werk(en): alle door de fotograaf gemaakte en/of aangeleverde resultaten, waaronder foto’s, selecties, bewerkingen, albums, ontwerpen, lay-outs, previews, digitale bestanden, afdrukken, en andere creaties.

• Gebruik: verveelvoudiging en/of mededeling aan het publiek (openbaarmaking) in de zin van het Belgische auteursrecht.

• Auteursrechtelijke regelgeving: WER (Wetboek Economisch Recht), Boek XI, Titel 5 (Auteursrecht en naburige rechten), met de Wet van 30 juni 1994 inzake het auteursrecht en de naburige rechten als historische basis en latere codificatie in Boek XI WER.

 
 
Artikel 2. Toepassing
 

• Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen de fotograaf en de opdrachtgever, alsmede op alle offertes, aanbiedingen en overeenkomsten.

• Afwijkingen van deze voorwaarden zijn enkel bindend indien en voor zover deze door de fotograaf uitdrukkelijk en schriftelijk zijn aanvaard.

• Indien één of meerdere bepalingen geheel of gedeeltelijk nietig of onafdwingbaar blijken, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen de betrokken bepaling vervangen door een geldige bepaling die het doel en de strekking zoveel mogelijk benadert.

 
 
Artikel 3. Aanbod
 

• De fotograaf doet een aanbod in de vorm van een offerte en/of prijslijst.

• Tenzij anders overeengekomen, is een aanbod geldig tot 14 dagen na de datum van verzending door de fotograaf.

• Prijsopgaven kunnen wijzigen door (onvoorziene) veranderingen in werkzaamheden, scope, locatie, tijdsduur, leveringen, of prijsstijgingen van materialen/diensten. De fotograaf brengt de opdrachtgever hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte.

 
 
Artikel 4. Aanvaarding van de opdracht
 

• Opdrachtgever dient het aanbod expliciet en schriftelijk te aanvaarden.

• Indien opdrachtgever dit nalaat, maar toch instemt met uitvoering of de indruk wekt dat de fotograaf werk verricht, wordt het aanbod als aanvaard beschouwd.

• De fotograaf behoudt zich het recht voor een opdracht te weigeren indien na aanvaarding nieuwe informatie beschikbaar komt die uitvoering voor de fotograaf onaanvaardbaar maakt.

• Na aanvaarding kan de overeenkomst slechts met wederzijdse instemming worden gewijzigd. De fotograaf is gerechtigd de prijs aan te passen indien de scope, duur, locatie, timing of leveringsvorm wijzigt.

 
 
Artikel 5. Cadeaubonnen
 

• De fotograaf biedt gepersonaliseerde cadeaubonnen aan.

• Cadeaubonnen zijn niet retourneerbaar en niet inwisselbaar voor geld.

• Cadeaubonnen zijn geldig tot 2 jaar na uitgiftedatum. Na deze datum vervalt de waarde.

• Overwaarde wordt niet terugbetaald.

 
 
Artikel 6. GDPR en privacy
 

• De fotograaf verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en toepasselijke Belgische uitvoeringsregels.

• De fotograaf is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hij verwerkt in het kader van offertes, overeenkomsten, facturatie, communicatie, levering en (indien van toepassing) marketing, zoals verder beschreven in Addendum A1 (Privacy Policy).

 
 
Artikel 7. Coaching
 

• Onder coaching wordt verstaan: begeleiding, training, mentorship of educatieve diensten gericht op (persoonlijke of zakelijke) ontwikkeling van opdrachtgever, individueel of in groepsverband.

• Coaching is een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis. De fotograaf zet zich naar beste inzicht, kennis en vermogen in.

• Opdrachtgever blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor beslissingen, handelingen en resultaten.

• Sessies zijn persoonlijk en niet overdraagbaar zonder schriftelijke toestemming van de fotograaf.

• Informatie die tijdens coaching gedeeld wordt, wordt vertrouwelijk behandeld, behoudens wettelijke verplichting.

• (Online) lesmateriaal, video’s, werkboeken, slides en downloads zijn uitsluitend voor eigen gebruik. Vermenigvuldiging, delen of commercieel gebruik is verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

• Tarieven zijn exclusief btw tenzij anders vermeld en worden vooraf betaald tenzij anders overeengekomen.

• Annuleren of verplaatsen van een coachingsessie is kosteloos mogelijk tot 48 uur vooraf. Bij latere annulering of no-show vervalt het recht op restitutie, behoudens aantoonbare overmacht naar redelijkheid en beoordeling door de fotograaf.

• Bij overmacht of ziekte van de fotograaf wordt kosteloos een nieuwe datum gezocht.

 
 
Artikel 8. Uitvoering van de opdracht
 

• De fotograaf voert de opdracht uit naar beste inzicht en vermogen en in overeenstemming met de eisen van goed vakmanschap, in zijn eigen stijl.

• De fotograaf is niet gehouden tot een resultaatsverbintenis; artistieke keuzes behoren tot zijn professionele vrijheid.

• Opdrachtgever zorgt voor omstandigheden die een correcte uitvoering mogelijk maken (toegang, timing, veiligheid, toestemming locaties, eventuele vergunningen).

• De fotograaf levert de beelden af in zijn gehanteerde stijl. Extra of afwijkende nabewerking kan extra kosten meebrengen.

 
 
Artikel 9. (Trouw)album en drukwerk
 

• Albums worden ontworpen naar inzicht, kunde en stijl van de fotograaf, tenzij expliciet anders overeengekomen.

• Opdrachtgever bezorgt uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst van de fotobestanden zijn selectie voor het album, tenzij anders overeengekomen.

• Het eerste ontwerp wordt doorgaans binnen 4 weken na definitieve selectie digitaal voorgelegd.

• Opdrachtgever kan maximaal 2 correctierondes aanvragen; extra rondes zijn betalend.

• Druk gebeurt pas na schriftelijke goedkeuring. Na start van de ontwerpfase kan niet meer kosteloos worden afgezien van afname.

 
 
Artikel 10. Levering
 

• Levertijden zijn indicatief tenzij schriftelijk als bindend overeengekomen.

• Richttermijnen (tenzij anders overeengekomen):

  • Zakelijke fotoshoots: circa 31 dagen

  • Niet-zakelijke fotoshoots: circa 31 dagen

  • Bruiloften: circa 8 tot 12 weken

    • 10.3 Online galerijen blijven 1 jaar beschikbaar, tenzij anders overeengekomen. Verlenging kan betalend zijn.

    • 10.4 Levering gebeurt via afgeschermde online galerij/download en/of post voor fysieke producten.

    • 10.5 RAW-bestanden worden niet geleverd, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.

 
 
Artikel 11. Vergoeding
 

• Indien geen vergoeding is overeengekomen, geldt de gebruikelijke vergoeding van de fotograaf.

• Bedragen zijn inclusief btw voor consumenten en exclusief btw voor zakelijke opdrachtgevers, tenzij anders vermeld.

• Extra kosten zoals verplaatsingen, parking, verblijf, locatiehuur, permits, stylisme, assistenten en externe leveranciers worden aangerekend indien dit vooraf of tijdens de opdracht wordt afgesproken.

 
 
Artikel 12. Betalingsvoorwaarden
 

• Facturen worden elektronisch verstuurd tenzij anders overeengekomen.

• Tenzij anders overeengekomen:

  • Fotoshoots: betaling uiterlijk 14 dagen vóór de shootdatum.

  • Bruiloften: 30% reserveringskost bij boeking; saldo uiterlijk 21 dagen vóór de huwelijksdatum.

• Reserveringskosten zijn niet restitueerbaar, behoudens dwingende wettelijke bepalingen.

• Bij laattijdige betaling kan de fotograaf de uitvoering opschorten.

• Bij niet-betaling zijn, voor zover wettelijk toegestaan, verwijlintresten en invorderingskosten verschuldigd conform de toepasselijke Belgische regels (en, waar van toepassing, consumentenbescherming).

 
 
Artikel 13. Annulering en opschorting
 

• Bij niet-tijdige betaling kan de fotograaf zijn werkzaamheden opschorten tot volledige betaling.

• Indien opdrachtgever verzuimt noodzakelijke info te verstrekken of niet (tijdig) aanwezig is, kan de fotograaf opschorten of ontbinden; kosten blijven ten laste van opdrachtgever.

• Annulering door opdrachtgever (tenzij anders overeengekomen):

  • Tot 90 dagen vóór datum: 50% van totaalbedrag

  • Tussen 90 en 60 dagen: 75%

  • Minder dan 60 dagen: 100%

• Reeds gemaakte kosten (zoals voorbereidingen, locatiehuur, bestellingen, externe leveranciers) worden integraal doorgerekend.

• Bij overmacht aan de zijde van de fotograaf wordt een vervangende fotograaf voorgesteld of een nieuwe datum gezocht; als dit niet mogelijk is, wordt reeds betaalde som voor niet-geleverde prestaties terugbetaald, behoudens aantoonbare gemaakte kosten.

• Overmacht omvat o.a. ziekte, ongeval, overlijden, overheidsmaatregelen, stakingen, extreme weersomstandigheden, technische storingen buiten redelijke controle.

 
 
Artikel 14. Klachten
 

• Klachten over de uitvoering en/of bezwaren tegen een factuur dienen uiterlijk binnen 10 werkdagen na ontvangst van de fotobestanden schriftelijk gemeld te worden.

• Klachten schorten de betalingsverplichting niet op.

• De fotograaf krijgt de kans om binnen redelijke termijn een passend herstel te bieden, tenzij dit onredelijk is.

 
 
Artikel 15. Auteursrecht (Belgisch recht)
 

• Het auteursrecht en alle intellectuele eigendomsrechten op de werken berusten bij de fotograaf, conform WER Boek XI, Titel 5 (en historisch: Wet van 30 juni 1994).

• De opdrachtgever verkrijgt enkel de gebruiksrechten (licentie) zoals in deze voorwaarden of in de offerte/overeenkomst schriftelijk bepaald.

• Naamsvermelding: waar redelijk en technisch mogelijk, dient de fotograaf vermeld te worden als “Tom Gaens Photography” bij publicatie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

• Het is niet toegestaan om foto’s te bewerken, manipuleren, filters toe te voegen, croppen op een wijze die het werk aantast, of (AI-)generatief te wijzigen zonder schriftelijke toestemming van de fotograaf.

• Elk gebruik buiten de overeengekomen licentie geldt als inbreuk. In dat geval is een vergoeding verschuldigd van minstens viermaal de gebruikelijke licentievergoeding, onverminderd het recht op bijkomende schadevergoeding.

 
 
Artikel 16. Portretrecht en publicatie
 

• Indien de opdrachtgever of geportretteerde bezwaar heeft tegen publicatie door de fotograaf (portfolio, website, social media, wedstrijden, drukwerk), moet dit vóór het sluiten van de overeenkomst schriftelijk gemeld worden.

• Indien niets wordt gemeld, mag de fotograaf beelden gebruiken voor eigen promotionele doeleinden, met respect voor waardigheid en context, tenzij anders overeengekomen.

• Voor commerciële opdrachten (bedrijven/merken) kan publicatie door de fotograaf aanvullend worden beperkt via schriftelijke NDA of clausule.

 
 
Artikel 17. Licenties en commercieel gebruik (uitbreiding)
 

• Particuliere licentie (persoonlijk gebruik)

  • ​De opdrachtgever ontvangt een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie voor persoonlijk gebruik: privé-album, uitnodigingen, bedankkaartjes, en delen op social media (met naamsvermelding waar mogelijk). Doorverkoop of terbeschikkingstelling aan derden is niet toegestaan.

• Zakelijke/commerciële licentie (bedrijfsgebruik)

  • Voor zakelijke opdrachtgevers geldt: gebruik (website, intranet, LinkedIn, employer branding, persbericht, presentaties, brochures) is enkel toegestaan binnen de schriftelijk overeengekomen scope. Indien de offerte geen detail bevat, geldt een beperkte licentie voor eigen communicatie van het bedrijf gedurende 1 jaar binnen de EER, in ongewijzigde vorm, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

• Advertising en betaalde media

  • Gebruik in advertenties (Meta/Instagram ads, Google Ads, outdoor, printcampagnes), commerciële sponsorcontent, brand partnerships, packaging of productlabels valt niet onder standaard licenties, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen en geprijsd.

• Exclusiviteit en buy-out

  • Exclusieve rechten of “buy-out” moeten altijd expliciet schriftelijk overeengekomen worden (duur, territorium, media, oplage en eventuele exclusiviteitsbeperkingen). Zonder schriftelijke buy-out blijven rechten bij de fotograaf.

• Sublicenties

  • Het is opdrachtgever niet toegestaan sublicenties te verlenen of beelden door te geven aan derde partijen (zoals agencies, partners, drukkerijen, media) buiten wat nodig is voor technisch gebruik, tenzij schriftelijk toegestaan. Indien derden gebruik wensen (bv. leveranciers, locaties, partners), dient dit via de opdrachtgever en met schriftelijke toestemming/licentie van de fotograaf te gebeuren.

• Wedstrijden en publicaties door derden

  • Inzending voor wedstrijden of publicaties door derden door de opdrachtgever vereist voorafgaande schriftelijke toestemming.

 
 
Artikel 18. Rechten van derden
 

• Opdrachtgever die beelden openbaar maakt, is verantwoordelijk voor toestemmingen van geportretteerden en rechthebbenden wanneer opdrachtgever dit gebruik initieert.

• Opdrachtgever vrijwaart de fotograaf voor aanspraken van derden die voortvloeien uit gebruik door opdrachtgever buiten de overeengekomen licentie.

 
 
Artikel 19. Aansprakelijkheid
 

• De fotograaf is niet aansprakelijk voor schade, behalve bij opzet of zware fout.

• De aansprakelijkheid is beperkt tot het factuurbedrag van de opdracht, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

• De fotograaf is niet aansprakelijk voor kleurafwijkingen op niet-gekalibreerde schermen of afdrukken die niet door hem werden geleverd.

• Bij technische problemen of gegevensverlies wordt, waar mogelijk, een redelijke oplossing gezocht. Indien de opdracht niet geleverd kan worden wegens een ernstige technische storing aan de zijde van de fotograaf, is de aansprakelijkheid beperkt tot terugbetaling van ontvangen bedragen voor niet-geleverde prestaties, behoudens aantoonbare kosten.

  
Artikel 20. Wijzigingen van deze algemene voorwaarden
 

• De fotograaf behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen of aan te vullen.

• Wijzigingen worden tijdig meegedeeld en gelden enkel voor nieuwe offertes/opdrachten, tenzij anders overeengekomen.

 
 
Artikel 21. Overige bepalingen en toepasselijk recht
 

• Op alle rechtsverhoudingen tussen Tom Gaens Photography en opdrachtgever is Belgisch recht van toepassing.

• Geschillen behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarin de fotograaf gevestigd is, onverminderd dwingende consumentenregels inzake bevoegde rechtbank.

 
 
ADDENDUM A1: PRIVACY POLICY (GDPR België)
 
Tom Gaens Photography, Kersenstraat 35, 3510 Kermt, België, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. 
 
Contactgegevens
 
Tom Gaens Photography
www.tomgaens.be
tom@tomgaens.be
Kersenstraat 35, 3510 Kermt
BTW: BE 0886 887 430
+32 478 66 66 70
 
 
Persoonsgegevens die worden verwerkt
 
Tom Gaens Photography verwerkt persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van zijn diensten en/of omdat je deze zelf verstrekt, zoals:

• Voor- en achternaam

• Adresgegevens

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Facturatiegegevens (incl. btw-gegevens bij zakelijke klanten)

• IP-adres (bij websitebezoek)

• Gegevens over jouw activiteiten op de website

• Internetbrowser en apparaattype

• Beeldmateriaal (foto’s/portretten) wanneer dit onderdeel is van de opdracht

 
 
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
 
De website en diensten zijn niet gericht op het verzamelen van gegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouders/voogd. Indien je vermoedt dat er gegevens onterecht werden verwerkt, contacteer tom@tomgaens.be zodat dit kan worden nagekeken en verwijderd indien nodig.
 
 Doeleinden en rechtsgrond
 
Tom Gaens Photography verwerkt persoonsgegevens voor:

• Contact en communicatie over offertes en opdrachten

• Uitvoering van de overeenkomst (planning, shoot, levering)

• Facturatie, betalingen en boekhouding

• Levering van galerijen, downloads, albums en prints

• Eventuele nieuwsbrief/marketing (enkel indien je daarvoor toestemming geeft)

• Verbetering van de website en dienstverlening (legitiem belang)

 
Rechtsgronden: uitvoering overeenkomst, wettelijke verplichtingen (bv. boekhouding), legitiem belang en/of toestemming (waar vereist).
Geautomatiseerde besluitvorming
 Tom Gaens Photography neemt geen besluiten uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerkingen die aanzienlijke gevolgen hebben.
 
 Bewaartermijnen
 
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk:
 

• Offerte-aanvragen zonder overeenkomst: maximaal 1 jaar

• Administratie en facturatie: volgens wettelijke bewaartermijnen

• Beelden: zolang nodig voor levering, archivering en eventuele herbestelling, tenzij anders overeengekomen of je gemotiveerd verzoekt tot verwijdering waar mogelijk

 
 
Delen met derden
 
Tom Gaens Photography verkoopt geen gegevens. Gegevens worden enkel gedeeld wanneer nodig voor uitvoering van de overeenkomst (bv. galerijplatform, drukkerij, boekhouder) of wettelijke verplichting. Met verwerkers kan een verwerkersovereenkomst worden afgesloten waar vereist.
 
 Cookies
 
De website kan technische, functionele en analytische cookies gebruiken. Waar wettelijk vereist wordt toestemming gevraagd en kan je voorkeuren instellen.
  
Jouw rechten
 
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering (waar mogelijk), beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Je kan je toestemming (indien van toepassing) altijd intrekken. Verzoeken: tom@tomgaens.be.
  
Klacht indienen
 
Je kan een klacht indienen bij de Belgische toezichthouder: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD).
 
 Beveiliging
 
Tom Gaens Photography neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Bij vermoedens van misbruik of onvoldoende beveiliging: tom@tomgaens.be.